Voyages d'affaires
Le voyage professionnel fait partie aujourd'hui de vos outils
indispensables pour vos activités commerciales. En préparant vos
déplacements par avance, vous limitez certains risques, optimiser les
coûts et assurez le bon déroulement de vos missions. Les astuces
suivantes vous permettent de considérer les aspects les plus
importants de votre voyage :
1. Préparez votre départ de manière anticipée:
Le voyage
-
Modes de transport
: réservez-le le plus tôt possible afin d'éviter
tout surcoût. N'hésitez pas à souscrire une
assurance annulation.
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Hôtel
: réservez-le le plus rapidement possible, il se peut que lors
de grands colloques ils soient vite complets ; vous ne prenez aucun
risque étant donné que les annulations sont souvent
gratuites. Vérifier si l'emplacement est approprié par
rapport à vos rendez-vous.
-
Visas et passeport
: informez-vous auprès de l'ambassade du pays de destination
sur les modalités d'obtention du visa Affaires afin
d'éviter des difficultés qui pourraient compromettre
votre voyage.
La culture et les coutumes
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Jours fériés et vacances scolaires
: évitez les périodes fériées ou de fêtes
religieuses importantes afin de ne pas avoir à faire face
à l'absence de vos interlocuteurs ou d'une faible
activité économique.
-
Habitudes culturelles
: repas, coutumes vestimentaires, culture des cadeaux ... Faites
preuve de retenue et observez les habitudes de vos interlocuteurs
pour vous adapter et vous rapprocher d'eux.
Les pratiques commerciales
-
Techniques de négociations
: chaque pays répond à des codes particuliers en terme de
business pratique. Assurez-vous de les connaître avant de vous
rendre à vos rendez-vous.
-
Documents commerciaux
: plaquettes, catalogues, liste des prix, cartes de visites et
clé usb, etc. Emportez toute la documentation nécessaire
pour augmenter l'impact de vos présentations.
Les ressources financières
Que vous soyez personne physique ou personne morale de droit marocain, vous
pouvez disposer de devises pour vos dépenses professionnelles à
l'étranger à travers les différentes formules
réglementaires autorisées :
- Vous disposez d'un compte en devises ou en dirhams convertibles de
par votre statut d'exportateur, de société de négoce
ou d'entreprise au statut CFC ; vous puisez alors sur les
disponibilités de ces comptes pour régler vos frais
professionnels à l'étranger.
- Sinon, vous pouvez prétendre à une dotation voyages
d'affaires servie obligatoirement sur un « Compte en Devises
ou en Dirhams Convertibles Dotation Voyages d'Affaires » et
dont l'autorisation annuelle varie de MAD 60.000 à MAD
500.000. Tout besoin complémentaire nécessite une
autorisation préalable de l'Office des Changes.
Santé et sécurité
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Santé
: soyez certain que votre mutuelle vous couvre en cas de
problème de santé à l'étranger. Ayez vos
vaccins à jour et prenez de manière générale
toutes les mesures nécessaires pour voyager en toute
sécurité.
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Sécurité
: informez votre consulat sur place de vos déplacements et
laissez un numéro de contact d'un proche à contacter en
cas d'urgence.
2. Optimisez votre présence sur place
Une fois sur place, la majeure partie du temps est consacrée aux
différents rendez-vous. Confirmez vos rendez-vous ou prévenez en
cas de retard. Apprenez à rester souple et limiter le nombre de
rendez-vous par jours. Il vaut en effet mieux prévoir quelques jours
de plus afin de gérer son temps au mieux et de travailler chaque
contact de manière rigoureuse.
3. Établissez un suivi
Le suivi est peut-être l'étape la plus importante de la mission.
Il consiste en effet à concrétiser et à assurer les
différents contacts établis à l'étranger. Dès
votre retour, remercier systématiquement et personnellement vos
contacts et envoyez-leur la documentation souhaitée ou les
informations promises. Maintenez le contact avec les prospects
rencontrés: un contact qui n'est pas réactivé dans la
semaine qui suit le voyage est considéré comme un contact perdu.
Cette perte de contact constitue un échec commercial et une perte
d'argent.
Pour aller plus loin
https://www.deplacementspros.com/
https://www.oc.gov.ma/fr/personnes-morales/comptes-en-devises-ou-en-dirhams-convertibles-dotation-voyages-d-affaires