Voyages d'affaires

Le voyage professionnel fait partie aujourd'hui de vos outils indispensables pour vos activités commerciales. En préparant vos déplacements par avance vous limiter certains risques, optimisez les coûts et assurez le bon déroulement de vos missions.

Les astuces suivantes vous permettent de considérer les aspects les plus importants de votre voyage :

Préparez votre départ de manière anticipée

Le voyage

• Modes de transport : réservez-le le plus tôt possible afin d'éviter tout surcoût ; de plus certaines destinations ne sont pas desservies de façon régulière. N'hésitez pas à souscrire une assurance annulation.
• Hôtel : réservez-le le plus rapidement possible, il se peut que lors de grands colloques ils soient vite complets ; vous ne prenez aucun risque étant donné que les annulations sont souvent gratuites. Vérifier si l'emplacement est approprié par rapport à vos rendez-vous.
• Visas et passeport : informez-vous auprès de l'ambassade du pays de destination sur les modalités d'obtention du visa d'affaire afin d'éviter toutes difficultés qui pourraient compromettre votre voyage.

La culture et les coutumes

• Jours fériés et vacances scolaires : éviter les périodes fériés ou de fêtes religieuses importantes afin de ne pas devoir faire face à l'absence de plusieurs de vos interlocuteurs ou d'une faible activité économique.
• Habitudes culturelles : repas, coutumes vestimentaires, culture des cadeaux, etc. Faites preuve de retenue et observez les habitudes de vos interlocuteurs.

Les pratiques commerciales

• Techniques de négociations : chaque pays répond à des codes particuliers en termes de business pratique. Assurez-vous de les connaître avant de vous rendre à vos rendez-vous.
• Documents commerciaux : présentations sur divers supports, catalogues, liste des prix, cartes de visites, etc. Emportez avec vous toutes la documentation nécessaire pour augmenter l'impact de vos présentations.
• Actualité business dans la région : il se peut que d'autres événements aient lieu en même temps dans la région du pays visité. Ne passez pas à côté de ses opportunités.

Santé et sécurité

• Santé : soyez certain que votre assurance vous couvre en cas de problème de santé à l'étranger. Ayez vos vaccins à jour et prenez de manière générale toutes les mesures nécessaires pour voyager en toute sécurité.
• Sécurité : informez votre consulat sur place de vos déplacements et laissez un numéro de contact d'un proche à contacter en cas d'urgence.

Optimisez votre présence sur place

Une fois sur place, la majeure partie du temps est consacrée aux différents rendez-vous. Confirmez vos rendez-vous ou prévenez en cas de retard. Apprenez à rester souple et limiter le nombre de rendez-vous par jours. Il vaut en effet mieux prévoir quelques jours de plus afin de gérer son temps au mieux et de travailler chaque contact de manière rigoureuse.

Établissez un suivi

Le suivi est peut-être l'étape la plus importante de la mission. ll consiste en effet à concrétiser et à assurer les différents contacts établis à l'étranger. Dès votre retour, remercier systématiquement et personnellement vos contacts et envoyez-leur la documentation souhaitée ou les informations promises. Maintenez le contact avec les prospects rencontrés: un contact qui n'est pas réactivé dans la semaine qui suit le voyage est considéré comme un contact perdu. Cette perte de contact constitue un échec commercial et un retour sur investissement négatif.

Pour aller plus loin

France Diplomatie : informations spécifiques à votre pays de destination
Déplacements Pro : le premier quotidien des voyages d'affaires et des déplacements professionnels