Voyages d'affaires
Le voyage professionnel fait partie aujourd'hui de vos outils indispensables pour vos activités commerciales. En préparant vos déplacements par avance, vous limitez certains risques, optimiser les coûts et assurez le bon déroulement de vos missions. Les astuces suivantes vous permettent de considérer les aspects les plus importants de votre voyage :
1. Préparez votre départ de manière anticipée:
Le voyage
- Modes de transport : réservez-le le plus tôt possible afin d'éviter tout surcoût. N'hésitez pas à souscrire une assurance annulation.
- Hôtel : réservez-le le plus rapidement possible, il se peut que lors de grands colloques ils soient vite complets ; vous ne prenez aucun risque étant donné que les annulations sont souvent gratuites. Vérifier si l'emplacement est approprié par rapport à vos rendez-vous.
- Visas et passeport : informez-vous auprès de l'ambassade du pays de destination sur les modalités d'obtention du visa Affaires afin d'éviter des difficultés qui pourraient compromettre votre voyage.
La culture et les coutumes
- Jours fériés et vacances scolaires : évitez les périodes fériées ou de fêtes religieuses importantes afin de ne pas avoir à faire face à l'absence de vos interlocuteurs ou d'une faible activité économique.
- Habitudes culturelles : repas, coutumes vestimentaires, culture des cadeaux ... Faites preuve de retenue et observez les habitudes de vos interlocuteurs pour vous adapter et vous rapprocher d'eux.
Les pratiques commerciales
- Techniques de négociations : chaque pays répond à des codes particuliers en terme de business pratique. Assurez-vous de les connaître avant de vous rendre à vos rendez-vous.
- Documents commerciaux : plaquettes, catalogues, liste des prix, cartes de visites et clé usb, etc. Emportez toute la documentation nécessaire pour augmenter l'impact de vos présentations.
Les ressources financières
Que vous soyez personne physique ou personne morale de droit marocain, vous pouvez disposer de devises pour vos dépenses professionnelles à l'étranger à travers les différentes formules réglementaires autorisées :
- Vous disposez d'un compte en devises ou en dirhams convertibles de par votre statut d'exportateur, de société de négoce ou d'entreprise au statut CFC ; vous puisez alors sur les disponibilités de ces comptes pour régler vos frais professionnels à l'étranger.
- Sinon, vous pouvez prétendre à une dotation voyages d'affaires servie obligatoirement sur un « Compte en Devises ou en Dirhams Convertibles Dotation Voyages d'Affaires » et dont l'autorisation annuelle varie de MAD 60.000 à MAD 500.000. Tout besoin complémentaire nécessite une autorisation préalable de l'Office des Changes.
Santé et sécurité
- Santé : soyez certain que votre mutuelle vous couvre en cas de problème de santé à l'étranger. Ayez vos vaccins à jour et prenez de manière générale toutes les mesures nécessaires pour voyager en toute sécurité.
- Sécurité : informez votre consulat sur place de vos déplacements et laissez un numéro de contact d'un proche à contacter en cas d'urgence.
2. Optimisez votre présence sur place
Une fois sur place, la majeure partie du temps est consacrée aux différents rendez-vous. Confirmez vos rendez-vous ou prévenez en cas de retard. Apprenez à rester souple et limiter le nombre de rendez-vous par jours. Il vaut en effet mieux prévoir quelques jours de plus afin de gérer son temps au mieux et de travailler chaque contact de manière rigoureuse.
3. Établissez un suivi
Le suivi est peut-être l'étape la plus importante de la mission. Il consiste en effet à concrétiser et à assurer les différents contacts établis à l'étranger. Dès votre retour, remercier systématiquement et personnellement vos contacts et envoyez-leur la documentation souhaitée ou les informations promises. Maintenez le contact avec les prospects rencontrés: un contact qui n'est pas réactivé dans la semaine qui suit le voyage est considéré comme un contact perdu. Cette perte de contact constitue un échec commercial et une perte d'argent.
Pour aller plus loin
https://www.deplacementspros.com/
https://www.oc.gov.ma/fr/personnes-morales/comptes-en-devises-ou-en-dirhams-convertibles-dotation-voyages-d-affaires