Préparer un salon professionnel

La participation aux manifestations commerciales est un des outils de communication internationale le plus efficace, surtout dans le cadre d'une prospection de nouveaux marchés. C'est l'occasion pour vous de présenter l'offre de votre entreprise à un large nombre de prospects et d'établir un premier contact avec eux. Suivez ces conseils afin d'y optimiser votre participation:

Préparer un salon, c'est d'abord faire le bon choix

Avant d'envisager de participer à un salon, allez-y d'abord en tant que visiteur. En effet, la visite vous permettra de choisir le salon le plus pertinent pour vos produits, de repérer les lieux stratégiques et de vous faire une idée générale avant d'y participer en tant qu'exposant. Informez-vous sur les nouveautés en termes de produits, les supports de communication les plus pertinents associés au salon et établissez des premiers contacts avec les organisateurs. Préparez des fiches contact, que vous pourrez distribuer et faire renseigner par vos contacts pris. Ces fiches vous permettront d'organiser rapidement l'information recueillie pour assurer un suivi.

Concevez votre stand tel un espace de contact

Avant toute démarche, l'entreprise doit constituer un planning afin de gérer au mieux le temps qui lui est attribué. Il faut savoir que la préparation est l'étape décisive : c'est à ce moment que se joue le succès ou l'échec de l'exposition.

• Location du stand : plus le stand sera réservé à l'avance, plus l'entreprise bénéficiera d'un emplacement stratégique.
  Sélectionnez les produits que vous souhaitez exposer en fonction de l'audience visée.
• L'aménagement : selon votre budget, vous pouvez choisir un stand modulaire (location simple de mobilier), un stand packagé (aménagé et livré par l'organisateur du salon) ou un stand sur-mesure réalisé par un standardiste.
• Dans tous les cas, et quel que soit la surface de votre stand, n'oubliez pas d'élaborer un cahier des charges précis qui détaille toutes vos attentes et contraintes (aménagement des espaces, décoration du stand, utilisation de panneaux de communication visibles et attractifs, signalétique…).

Invitez et communiquez

Un salon réussi est un salon durant lequel vous aurez pu voir vos clients, vos partenaires, vos prospects et générer de nouveaux contacts.

• Invitations : réalisez vos invitations via email, courrier ou téléphone au moins 3 semaines à l'avance et préparez des relances pour les contacts que vous tenez absolument à voir sur votre stand. N'oubliez pas de signaler votre numéro de stand sur chaque courrier, email et sur votre site web.
• Animations : pour retenir l'attention et donner envie à vos contacts de vous rendre visite, vous pouvez choisir d'offrir des cadeaux, réaliser un jeu-concours, un cocktail, organiser une présentation de nouveaux services, des rendez-vous d'affaires…
• Relations presse : identifiez des thématiques fortes sur lesquelles communiquer pendant le salon (sur votre stand ou bien lors de conférences). Si vous les proposez aux journalistes en amont du salon (2 mois avant environ), elles leur donneront envie de vous contacter pour en savoir plus et de publier un article à votre sujet dans leur dossier « spécial salon ». Réalisez également desdossiers de presse et des communiqués de presse ciblés et déposez-les dans la salle de presse du salon. Ne comptez cependant pas trop sur une visite impromptue, les journalistes consacrent peu de temps aux rencontres sur place.
• Outils de communication : créez des outils que vous aurez envie et l'utilité de réutiliser après le salon (plaquettes, maquettes, vidéos, page de publicité dans le catalogue du salon…).
• Sur le web : annoncez votre présence sur votre site, au moins 1 mois à l'avant le Jour J. N'hésitez pas à rappeler votre présence régulièrement sur les réseaux sociaux et de prévoir un petit budget Google Adwords.

Participez... à quel coût!

Quels types de dépenses prévoir ?

• Les frais d'exposition : location du stand, inscription au catalogue des exposants, frais d'inscriptions, etc.
• Les frais d'aménagement : mobilier et décoration, l'éclairage, montage et démontage, etc.
• Les frais de communication : création du visuel de l'invitation, envoi des invitations, constitution de brochures et plaquettes, échantillons et autres matériels de promotion, réceptions, etc.
• Les frais liés aux produits : emballage, transport, assurance, etc.
• Les frais de personnels : transport, hébergement, nourriture, interprètes, etc.

Comment les financer?

Assurance Prospection Un appui à la conquête de nouveaux marchés.

Offerte par la SMAEX, l'assurance prospection est dédiée aux entreprises ou groupements d'entreprises industrielles, commerciales et de services désirant développer leurs exportations et diversifier leurs marchés. Elle propose ainsi à l'exportateur une assurance et un relais de trésorerie à travers
le remboursement jusqu'à 50% de ses frais engagés si le résultat de ses actions de prospection commerciale à l'étranger s'avère infructueux ou insuffisant.

Elle se décline en deux formules:

• Une assurance prospection normale « APN » : pour les exportateurs déjà établis qui cherchent à consolider leurs parts de marchés et/ou conquérir d'autres.
• Une assurance prospection simplifiée « APS » : destinée aux PME/PMI de création récente ou dont le chiffre d'affaires à l'exportation ne dépasse pas 1 million de DH.

Elle couvre tous les frais liés directement à la prospection que vous engagez pour prospecter la zone géographique choisie. Vous pouvez inclure dans votre budget les dépenses suivantes : études de marchés, déplacements et séjours à l'étranger des délégués de l'entreprise, participation à des manifestations, foires ou salons, représentation à l'étranger, communication et publicité, création et promotion d'un site internet.

Pour y souscrire, il suffit de soumettre une demande de garantie à la SMAEX accompagnée des bilans et des comptes produits et charges des trois derniers exercices.

L'Assurance Prospection vous donne également la possibilité d'obtenir le préfinancement de votre programme de prospection par le nantissement du contrat auprès d'un établissement financier.

Assurance Foire : Un appui à la consolidation des marchés et à la recherche de nouveaux débouchés.

La SMAEX met à la disposition des exportateurs l'Assurance Foire qui permet de garantir jusqu'à 50% de ses frais de participation à une exposition à l'étranger en cas de perte pouvant résulter de l'insuccès de leur action commerciale visant l'établissement ou le développement d'un courant d'affaires à l'international.

Elle couvre:

• Les frais de location et d'aménagement du stand ;
• Les frais d'emballage et de transport des articles exposés ;
• Les frais de voyage du personnel représentant l'entreprise ;
• Les frais de séjour des délégués à la manifestation ;
• Les frais d'assurance du personnel et des articles exposés ;
• Les frais de publicité.

Pour y souscrire, une demande de garantie est à soumettre à la SMAEX au plus tard 30 jours avant la date de la manifestation.

Au Maroc, l'AMDIE peut vous assister!

L'Agence Marocaine de Développement des Investissements et des Exportations assure une assistance aux investisseurs et exportateurs marocains et étranger dans la recherche de nouveaux débouchés. Elle offre :

• Une identification des projets à fort potentiel, et la mise en relation avec les parties prenantes des projets d'investissement ;
• Un accompagnement des entreprises pour le déploiement de leurs activités à l'international et une meilleure visibilité sur les marchés à fort potentiel commercial.
• Une gestion et un développement des espaces d'expositions, l'organisation de conférences et de manifestations.

Faites le bilan de votre salon !

• La réunion post-salon : indispensable, cette réunion avec vos équipes sera l'occasion pour tous de faire le point sur les actions qui ont bien fonctionné, d'identifier des pistes d'amélioration, d'établir un bilan chiffré et de préparer les actions post-salon.
• Exploitez les contacts générés lors du salon dans un délai court (maximum 1 semaine) : relancez vos contacts via mail ou courrier personnalisé auquel vous pouvez joindre une documentation. Par téléphone, proposez-leur un rendez-vous dans les jours suivants.
  N'oubliez pas également de relancer les contacts qui ne sont pas venus vous rencontrer sur le stand.

Pour aller plus loin

http://www.amdie.gov.ma/
https://www.smaex.com/